¿Qué es la comunicación?
La comunicación es un ida y vuelta de mensajes entre dos sujetos activos que actúan sobre esa información que está fluyendo. Hay muchos factores que influyen en cómo cada persona recibe lo que le están diciendo y por eso es importante tener esto en cuenta al momento de decir cosas, sobre todo en conversaciones importantes o delicadas.
Escucha activa👂
Para poder comunicarnos de forma efectiva también tenemos que aprender a escuchar.
Escuchar lo que la otra persona tiene para decir de la manera más objetiva posible, o sea sin prejuzgar por su posición, formación, etc.
O si vamos a tener una charla sobre algún tema en particular o algo que pasó, no ir con una idea predeterminada de lo que creemos, tratar de interesarnos realmente por la perspectiva ajena.
No sólo hablamos con palabras 👌
El lenguaje no verbal es tanto o más importante que lo que decimos. No es lo mismo hablar con una sonrisa que con cara de aburrimiento o de enojo. Es importante cuidar nuestros gestos, movimientos y tonos de voz al momento de decir las cosas para transmitir el mensaje que realmente queremos transmitir.
Por eso es fundamental, en el caso de reuniones virtuales, siempre poner la cámara cuando se tratan temas importantes 😉
¿Cómo evitar malos entendidos?
- Escuchar sin sesgos o preconceptos.
- Preguntar y repreguntar todo lo que sea necesario si no sentimos claridad sobre lo que hay que hacer.
- Si la conversación fue verbal, mandar o pedir un resumen por escrito (mail, ticket, chat) con accionables concretos o conclusiones, para asegurarnos que estamos en la misma línea.
- Si mandamos mensajes con pedidos o consultas, releer para asegurarnos que se entiende lo que queremos decir y no otra cosa.
- Usar la cámara. Cuidar nuestros gestos, tonos de voz y emojis
Tips y consejos sobre cómo poner en práctica esto en el día a día 📝
🗣️ Hablar es muy importante
- Avisar si no se llega con los tiempos
- Avisar si necesitan ayuda
- Avisar si no entendieron algo
- Preguntar cualquier duda
- Comunicar si tienen una situación personal que pueda impactar en el trabajo para que el equipo de soporte
📧 Para escribir mails
- Copiar en el mail a todas las personas que corresponda (usar las opciones remitente, copia y copia oculta)
- Asunto: Que el asunto sea claro sobre el tema del mail. Pensar en que la persona que lo reciba sepa con qué se va a encontrar y también en que sea fácil de buscar en el futuro.
- Saludar y dirigir el mail a quien corresponda, sobre todo si hay varias personas en copia. Así quienes lo reciben saben quién tiene que responder.
- Explicar claramente tu necesidad, consulta, pedido o si es un resumen de una reunión dejar en claro todos los puntos hablados y si hay algo pendiente de resolver o algún accionable.
- Si pedís algo dejar en claro los tiempos en los que lo necesitás y para qué.
- Ser preciso y conciso.
- Está bien y es recomendable usar herramientas visuales como emojis, negritas o bullets para organizar la información, pero usarlos a conciencia, que el mail no parezca un dibujito de preescolar 😅
- Al cerrar el mail mostrarte abierto a feedback, repreguntas, etc.
- Saludar y firmar
- Si estás respondiendo un mail siempre (salvo excepciones) responder a todas las personas copiadas y mantener la cadena de mail, no abrir una nueva.
👥 Coordinar equipos
Tanto si están ocupando un rol de estos ahora o si aspiran a tenerlo a futuro, es importante que vayan entrenando la comunicación para poder atravesar mejor este desafío:
- La persona que coordina proyectos/equipos tiene que estar en comunicación constante con varios stakeholders/interlocutores. Balancear los requerimientos y necesidades de cada quien, entender los pedidos, los conflictos, los tiempos y tomar decisiones a cada momento.
- Saber cuando hay un miembro del equipo que no puede avanzar, cuando se van a alterar los tiempos del proyecto por cualquier inconveniente, si se acortan, se alargan, si no se llega, si hay que pedir algo que no se había estimado al principio.
- Cada interlocutor tiene sus propias características, no es lo mismo hablar con un CEO que con un abogado, un diseñador o un dev. Saber escuchar y comunicarse de forma efectiva con cada una de estas partes es clave para la salud del proyecto y sobre todo del equipo.